Effektive Gebrauchstexte erstellen: Eine Herausforderung, die sich im beruflichen Kontext immer wieder stellt. Ob es sich dabei um den kommunalen Bildungsbericht, Informationsmaterialien, Memos oder – ganz banal – dienstliche E-Mails handelt, stets geht es darum, Texte prägnant, lebendig und kreativ zu formulieren.

In der Praxis gelingt das jedoch nicht immer: Nicht nur werden wir in Schule, Studium und Ausbildung vielfach auf die Erstellung komplexer Texte nicht hinreichend vorbereitet, sondern oft haben wir uns im Laufe der Zeit beim Schreiben auch stilistische Unarten angeeignet, die nicht unbedingt zur Verständlichkeit unserer Texte beitragen. Und gerade bei komplexeren, fachlichen Texten wird häufig Zeit verloren, weil sofort und ohne Konzept losgelegt wird – und der Text dann später massiv überarbeitet werden muss, weil wesentliche Inhalte fehlen oder am Bedarf der Leser:innen vorbeigeschrieben wurde.

Im Modul 3 der Fortbildung Bildungsmonitoring 2022, „Mit Daten kommunizieren“, stellte daher Thies Schulz-Holland, in der Transferagentur Nord-Ost für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig, die vier Phasen eines professionellen Schreibprozesses vor: Vorbereitung – Entwurf – Formulierung – Überarbeitung.

Vorbereitung
In dieser Phase geht es darum, sich auf die Leser:innen ein- und sogenannte kognitive Empathie herzustellen: Mit wem habe ich es zu tun? Welches Vorwissen besteht? Welche Informationsbedarfe hat der/die Lesende? Was ist eine passende Tonalität? Es geht hier aber auch um grundlegende strategische Vorüberlegungen für den Text: Welche Kommunikationsziele verfolge ich? Und welche Kernbotschaften möchte ich den Leser:innen mitteilen?

Nach einführenden Informationen unter anderem zum „Haus der Verständlichkeit“ von Friedemann Schulz von Thun stellte Thies Schulz-Holland den Teilnehmenden das „Tool zur Planung einer ÖA-Maßnahme“ für ihren eigenen Vorbereitungsprozess zukünftiger Texte vor.

Entwurf
In dieser Phase wird die Grobstruktur des Textes festgelegt. Diese erlaubt es, den Text in der folgenden Phase einfach „herunterzuschreiben“. Zugleich werden kreative Elemente zur Belebung des Textes erarbeitet: Welche Vergleiche, Beispiele und Geschichten fallen mir ein, um den Text zu beleben? Wie kann ich Storytelling nutzen, um bei meinen Leser:innen besser im Gedächtnis zu bleiben?

Am Beispiel eines Beitrags von Thies Schulz-Holland für das TANORAMA 2/2021 gingen die Teilnehmenden nach dem theoretischen Input ein „echtes“ Textkonzept durch und machten sich mit Vorgehensweise und Techniken vertraut.

Formulierung
Im Anschluss entsteht der zusammenhängende Text aus dem Konzept der vorausgegangenen Phase. Da alle wesentlichen Inhalte und deren Abfolge feststehen, kann der Schreibprozess nun nicht-linear erfolgen und/oder kollaborativ. Aber was macht einen sprachlich „guten“ Text eigentlich aus?

In zahlreichen Übungen erarbeiteten die Teilnehmenden typische Fehler auf der Wort-, der Satz- und der Absatzebene und Methoden zu deren Vermeidung.

Überarbeitung
In dieser Phase geht es schließlich darum, Distanz zum eigenen Text zu finden und ihn objektiv einzuschätzen sowie systematisch  zu verbessern. In der Regel bearbeiten wir aufwendige Texte aber nicht allein, so dass ein zentraler Aspekt dieser Phase auch darin besteht, eine produktive Zusammenarbeit mit Kommentator:innen herbeizuführen und zu lernen, konstruktiv mit Kritik umzugehen.

In theoretischen Abschnitten und praktischen Übungen wurden diese und weitere Fragen aufgegriffen und grundlegende Praxistipps vermittelt.